Отметка прихода и ухода

Сотрудник сам отмечает приход и уход — и эти отметки сразу становятся фактом в табеле (вкладка План-факт раздела «Сотрудники»), из которого считается зарплата. Время всегда ставит сервер: «накрутить» его с устройства нельзя.

Открыть: Админ-панель → Сотрудники → Мой кабинет (сотрудник) и Сотрудники → ⚙ Настройки графика и отметки (владелец, менеджер — только просмотр).

Что попадает в табель#

Одна смена в табеле — это план (если смена стояла в графике) и факт: время прихода, ухода и перерывов. У факта всегда есть источник:

Ручная правка всегда «главнее» автоматики: после неё автоматы смену не трогают.

Если сотрудник пришёл без плана в графике, отметка создаёт смену вне графика — она видна в план-факте отдельным признаком.

Отметка с телефона сотрудника#

В Моём кабинете в блоке «Сегодня» — статус («Не на смене» / «На смене с 09:02») и кнопки:

• Я пришёл — открывает смену: если на сегодня есть плановая смена, факт привязывается к ней, иначе создаётся смена вне графика;
• Перерыв / Вернулся — фактические перерывы внутри смены; если перерыв не закрыт к уходу, он закрывается временем ухода;
• Я ушёл — закрывает открытую смену (в том числе ночную, начатую вчера).

Забыл отметиться — в кабинете есть «Забыл отметиться»: заявка на корректировку табеля, которую подтверждает менеджер.

Где разрешена отметка: геопозиция или терминал#

Настройка «Гейт отметки» в «Настройках графика и отметки» решает, принимать ли отметку откуда угодно:

Геопроверка сравнивает координаты браузера с координатами точки смены (задаются в карточке локации). Если у точки нет координат — гейт по месту нечем проверить, и отметка проходит.

Гейт не обязан быть одним на всё заведение. Ниже, в блоке «Переопределения по точке и должности», режим, радиус и автозакрытие задаются отдельно для конкретной точки и для конкретной должности:

1. Нажмите «＋ Добавить переопределение», выберите «Точка» или «Должность», а затем — какую именно (точки берутся из ваших локаций, должности — из тех, на которых есть сотрудники).
2. Заполните только то, что должно отличаться. Всё, что оставлено как «как в аккаунте», продолжает браться из настроек выше — это не «выключено».
3. Сохраните: блок сохраняется сам, отдельно от кнопки «Сохранить» всей панели.

Что старше чего, если правил несколько: должность сотрудника → точка смены → аккаунт, причём по каждому полю отдельно. То есть «на точке в центре — строго, 80 м» и «курьерам гейт выключен» вместе означают: официант этой точки отмечается в пределах 80 м, а курьер — откуда угодно, потому что его должность старше правила точки.

Когда нужен терминал. Геопозиция браузера — мягкое доказательство: её можно подменить, а в плотной застройке разброс бывает больше радиуса. Терминал — жёсткое настолько, насколько жёсток его режим: планшет с PIN-падом требует стоять у планшета; QR на мониторе одноразовый и живёт две минуты — пересланный коллеге снимок экрана сработает один раз и только до истечения, так что «отметить всю смену одной фотографией» не выйдет, но один сговор на один скан он не исключает. Нужна строгость — ставьте планшет, а не монитор.

Терминал заведения: привязка планшета или монитора#

Терминал — любой планшет, смартфон или компьютер с браузером, который остаётся в заведении. Один аккаунт может привязать несколько терминалов (по одному-два на точку).

1. Откройте Админ-панель → Сотрудники → ⚙ Настройки графика и отметки на самом устройстве, которое станет терминалом. Войти можно под владельцем, менеджером или кодом устройства.
2. В блоке «Терминалы отметки» нажмите «Привязать это устройство», дайте ему имя («Планшет у входа») и при желании точку.
3. Устройство получает свой секрет и хранит его в браузере — на сервер он больше не передаётся, наружу не показывается. Плашка «Это устройство — терминал …» и кнопка «Открыть экран терминала» появляются сразу.
4. Переведите гейт отметки в «Только с терминала заведения» и сохраните.
5. Откройте экран терминала (/clock-terminal) и оставьте его включённым: экран сам не гаснет, а режим (планшет или монитор) запоминается в адресе.

Терминал с указанной точкой принимает приход только на смены этой точки: смена на другой точке — отказ «сегодняшняя смена на другой точке». Смена вне графика, начатая с терминала точки, получает эту точку автоматически.

Отозвать терминал можно из того же списка: устройство с прежним секретом на следующей отметке получит отказ. Секрет из браузера стирается, если очистить данные сайта, — тогда устройство просто привязывают заново.

Под каждым терминалом в списке видно, когда с него была последняя отметка («5 мин назад», «3 ч назад») или «ещё не использовался». Если терминал молчит больше суток, строка подсвечивается предупреждением — проверьте, что планшет включён, подключён к сети и на нём открыт экран терминала.

Режим «Планшет»: PIN-пад#

На экране терминала четыре крупные кнопки — Я пришёл, Я ушёл, Перерыв, Вернулся с перерыва. Сотрудник нажимает нужную и вводит свой PIN кассира (4–6 цифр, выдаётся в карточке сотрудника). Ничего искать в списке и никуда логиниться не надо: PIN уникален в аккаунте, и сервер сам понимает, кто отметился, — на экране на несколько секунд появляется «Анна: приход отмечен в 09:02».

Неверный PIN отбивается нейтральным «Неверный PIN» с задержкой, а после десяти неудач за четверть часа терминал (или сотрудник, вводящий PIN с телефона) блокируется на 15 минут — перебирать чужие PIN'ы бессмысленно. Все ошибки говорят словами: «приход уже отмечен», «перерыва сейчас нет», «месяц закрыт», «не закрыта смена от 17 сентября».

Режим «Монитор»: QR на экране#

Терминал показывает большой QR-код, который обновляется каждые 30 секунд. Сотрудник сканирует его камерой своего телефона — открывается его личный кабинет с зелёной плашкой «Терминал заведения подтверждён» и обычными кнопками «Я пришёл» / «Я ушёл». Геопозиция не спрашивается: код с экрана уже доказывает, что человек стоит перед монитором.

Код действителен около двух минут после показа: не успел — плашка сменится на «QR-код устарел, отсканируйте ещё раз». Одного скана хватает на одну отметку.

Каждый QR одноразовый. Монитор получает его от сервера заново каждые 30 секунд, и после первой отметки код гаснет на сервере: пересланный снимок экрана сработает один раз — у первого, кто его открыл, — и только до истечения; второму кабинет ответит «терминал не подтверждён, отсканируйте ещё раз». Если у монитора пропала сеть, он показывает код старого образца (тот действует те же две минуты, но не одноразовый) — экран у входа не слепнет.

Этот режим подходит любому экрану без сенсора — телевизору у входа, монитору на баре — и не требует от сотрудника ничего, кроме телефона, на котором он и так входит в кабинет. Часы не переходят к тому, кто сфотографировал экран: код одноразовый и живёт две минуты, а отметка идёт от личного логина сотрудника.

Способы зарегистрировать уход с минимальными затратами#

Уход забывают чаще, чем приход: человек устал и ушёл. В Meni есть несколько способов закрыть смену, и их можно сочетать — от самого дешёвого к самому точному:

Что не сделано намеренно: фоновая геопозиция телефона (в браузере её нет, а приложение, следящее за сотрудником после смены, — вопрос приватности) и биометрия (отдельное оборудование и повышенные требования к персональным данным).

Автозакрытие забытых смен#

Блок «Автозакрытие забытых смен» в «Настройках графика и отметки»:

• Закрывать открытые смены автоматически — включатель, по умолчанию выключен;
• Ждать после планового конца, минут — грация (по умолчанию 30): если за это время после планового конца отметка ухода не пришла, смена закрывается плановым концом, а не текущим временем — часов сверх графика автомат не выдумывает;
• Потолок смены вне графика, часов — для смен без плана или начатых уже после планового конца: закрыть через N часов после прихода (по умолчанию 12; 0 — не трогать, такие смены останутся в списке «незакрытых» план-факта).

Автозакрытие тоже переопределяется: в блоке «Переопределения по точке и должности» у точки или должности можно задать свои грацию и потолок (например, курьеру — 8 часов вместо 12) либо включить автозакрытие только на одной точке, оставив его выключенным на остальных.

Проверка идёт раз в 30 минут. Закрытая автоматом смена помечается в табеле меткой «⏱ автозакрыта · ожидает подтверждения» (с подсказкой, чем именно — графиком или потолком), а сотрудник получает уведомление в рабочий чат: «Уход не был отмечен — смена закрыта автоматически в 18:00 по графику. Подтвердите время в «Моих часах»; если ушли в другое время, подайте корректировку». Ручная правка времени снимает метку. Закрытые месяцы и смены автотабеля по присутствию автомат не трогает.

Выведенное время — предположение, а не отметка, поэтому его должен подтвердить человек:

• сотрудник в «Моих часах» видит у такой смены две кнопки: «Верно» — время подтверждается как есть, и «Указать уход» — откроется окно с выведенным временем, где он вписывает реальное; руководителю уйдёт обычная заявка на корректировку, часы изменятся после её одобрения;
• руководитель при закрытии периода видит исключение «Автозакрытая смена не подтверждена» и разбирает его кнопкой «Подтвердить как есть» — пока оно открыто, период не закроется;
• в черновике зарплаты строка сотрудника с такими сменами помечена бейджем ⏱ n — сумма считается по выведенным часам как есть, бейдж лишь напоминает, что часы предположены.

После подтверждения метка становится «⏱ автозакрыта · подтверждено» (в подсказке — кем). Для зала и доставки смена закрыта с момента автозакрытия — подтверждение касается только табеля и зарплаты.

Источники факта и зарплата#

По часам из табеля считается зарплата, поэтому каждый факт хранит, откуда он взялся, а план-факт показывает это метками: «📡 авто» у присутствия, «⏱ автозакрыта» у автозакрытия, флаг «вне точки» у дальней отметки. Терминал, подтвердивший отметку, тоже записывается в смену. Менеджер видит всё это в План-факте, сотрудник — в «Моих часах», и оба могут инициировать корректировку до закрытия месяца.

У каждой смены с фактом в План-факте есть иконка 🕘 «История отметок»: полный список попыток по этой смене — время, действие (пришёл / ушёл / перерыв), кто нажал (сам сотрудник, менеджер по имени или автомат), откуда (телефон, касса, терминал по имени, автозакрытие) и результат — записана или отказ с причиной (неверный PIN, «только с терминала», вне точки). Отказы тоже сохраняются: серия неверных PIN с одного планшета видна сразу.

Отметка не теряется при обрыве связи: если телефон не дождался ответа сервера, приложение повторяет тот же запрос само, а сервер узнаёт повтор и не записывает вторую отметку — вы увидите ту же смену, а не ошибку «уже отмечен».

Частые вопросы#

Сотрудник без логина может отмечаться?#

На терминале — да: планшет принимает PIN любого сотрудника, у которого он выдан, логин для этого не нужен. С телефона и по QR — нет: там отметка идёт от личного логина.

Что, если терминал сломался или его унесли?#

Отзовите его в списке терминалов и на время переключите гейт на «Строго» или «Предупреждать» — сотрудники отметятся с телефонов. Забытые смены закроет автозакрытие.

Можно ли включить терминал только для одной точки?#

Да. В «Настройках графика и отметки» откройте блок «Переопределения по точке и должности» → «＋ Добавить переопределение» → «Точка» → выберите нужную и поставьте ей гейт «Только с терминала заведения». Общая настройка аккаунта при этом остаётся прежней (например, «Предупреждать»), и точки без терминала работают как раньше.

Тем же способом снимают гейт там, где он мешает: переопределение для должности «Курьер» со значением «Выключен» разрешает курьерам отмечаться откуда угодно, даже если на всём аккаунте стоит «Строго». Должность старше точки, точка — старше аккаунта.

Сотрудник вошёл через QR, но не нажал «Я пришёл»#

Ничего не произошло: скан только подтверждает присутствие, саму отметку делает кнопка. Через две минуты код устареет, и нужно отсканировать заново.

Автозакрытие завысит часы?#

Часов сверх графика автомат не выдумывает: по графику смена закрывается плановым концом даже если проверка сработала позже, а по потолку — ровно через заданное число часов. Но автомат не знает, когда человек ушёл на самом деле: ушедшему раньше плана часы будут засчитаны до планового конца, задержавшемуся — только до него. Поэтому выведенное время — не факт, а ожидание подтверждения: смена помечена «⏱ автозакрыта · ожидает подтверждения», сотрудник получает уведомление и в «Моих часах» либо нажимает «Верно», либо «Указать уход» и вписывает реальное время (уйдёт заявка на корректировку, менеджер её одобряет). Пока смена не подтверждена, строка в черновике зарплаты помечена, а период не закрывается — руководитель разбирает такие смены кнопкой «Подтвердить как есть». Если менеджер после этого сам переоткрыл смену (снял ошибочный уход), автомат её больше не трогает.

Вчера забыл отметить уход — сегодня «Я пришёл» не работает#

У сотрудника может быть только одна открытая смена. Кабинет и терминал скажут, какая именно висит («не закрыта смена от 17 сентября»): нажмите «Я ушёл» — она закроется текущим временем, затем отметьте приход и подайте корректировку на вчерашний уход. Чтобы такое не повторялось, включите автозакрытие.

Связанные разделы#

• Сотрудники и смены — роли, график, план-факт, зарплата
• QR-коды и устройства — коды входа для планшетов и мониторов
• Касса (POS) — отметка коллег с кассового терминала
• Кассовая смена — открытие и закрытие смены кассира
• Финансы — стоимость труда по отработанным часам