Belgeler: Şablonlar ve Yapay Zekâ ile Doldurma

«Belgeler» bölümü; işletmenin düzenli olarak hazırlaması gereken resmi yazılar, iş sözleşmeleri, tedarik sözleşmeleri, vekâletnameler ve diğer evraklar için İK, sözleşme ve depo belgeleri oluşturucusudur. Yönetim Paneli → Belgeler (admin.masamenu.tr/documents) adımlarını takip ederek açabilirsiniz.

Bu bölüm üç sekmeden oluşur: «Dosyalar», «Şablonlar» ve «Belgeler»; varsayılan olarak «Dosyalar» sekmesi açıktır. Bölüm varsayılan olarak etkindir ve yan menüde doğrudan görünür — ihtiyacınız yoksa Uygulama Mağazası içindeki «Belgeler» kartından panelden kaldırabilirsiniz (aynı açma/kapatma düğmesiyle daha sonra tekrar geri getirilebilir).

Belgeler, seçilen lokasyon bazında tutulur. Bu bölüm işletme sahibine ve unvanı «Belgeler» yetkisini kapsayan çalışanlara açıktır: hazır ön tanımlarda bunlar muhasebeci, satın almacı, depocu, insan kaynakları (İK) ve satış yöneticisidir; diğer tüm pozisyonlara ise rol oluşturucudan eklenebilir. Diğer çalışanlar kendilerine iletilen evrakları kendi panellerindeki «Belgelerim» alanında görür.

Dosyalar: Metinler, E-Tablolar ve Yüklenenler#

"Dosyalar" sekmesi; işletmenin şablonlardan türetilmeyen notlar, hesaplamalar, fiyat listeleri, taramalar gibi çalışma dosyaları içindir. Üç türü bulunur:

• Metin belgesi — başlıklar, listeler, tablolar, görseller ve bağlantılar, / ile açılan eğik çizgi menüsü, bul ve değiştir özelliği ve yapay zeka asistanı içeren düzenleyici. Web sitesi makalelerindeki düzenleyicinin aynısıdır.
• E-tablo — eksiksiz bir elektronik tablo: Excel formülleri, biçimlendirme, hücre birleştirme ve sabitleme, sıralama ve filtreler, veri doğrulama, koşullu biçimlendirme, notlar, birden fazla çalışma sayfası, geri al ve yinele. Excel'den kopyalama ve Excel'e yapıştırma desteklenir. ⤢ butonu e-tabloyu tüm tarayıcı sayfasına genişletir, geri dönüş ise aynı butonla veya Esc tuşuyla yapılır.
• Yüklenen dosya — 25 MB'a kadar PDF, görseller, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD. PDF, görseller ve metinler doğrudan bu bölümde açılır, ofis formatları ise indirilir.

Dosya, "Oluştur" butonuyla (metin / e-tablo / yükle), dosya panele sürüklenip bırakılarak veya "XLSX/CSV İçe Aktar" aracılığıyla oluşturulabilir; içe aktarılan dosya değerler, formüller, birleştirmeler ve boyutlarla birlikte düzenlenebilir bir e-tabloya dönüşür (bu sırada görsel stiller aktarılmaz). E-tablo tekrar XLSX veya CSV formatında dışa aktarılabilir.

Dosyalar klasörlere ayrılır; her satırda aç, indir, yeniden adlandır, çoğalt, taşı ve sil işlemleri mevcuttur.

Düzenlemeler otomatik olarak kaydedilir — yazmayı bıraktıktan bir buçuk iki saniye sonra ve kapatma sırasında; durum "Kaydedildi 14:32 / Kaydediliyor… / Kaydedilmedi" yazısıyla gösterilir. Dosyayı aynı anda bir çalışma arkadaşınız düzenliyorsa, sessizce üzerine yazılmak yerine bir uyarı ve en güncel sürümü yeniden yükleme teklifi alırsınız.

Tüm Bölümde Arama#

Sekmelerin üzerindeki arama alanı aynı anda her yerde arama yapar: şablonlarda (ad, tür, alan etiketleri ve metin), hazır belgelerde (numara, şablon adı, eklenen değerler, ek adları) ve dosyalarda — belge metinleri ve tablo hücre değerleri dahil; yüklenen PDF ve ofis dosyaları ada göre bulunur.

Arama sorgusundaki tüm kelimelerin eşleşmesi gerekir — büyük/küçük harf duyarlılığı yoktur, başlıktaki eşleşmeler daha yüksek ağırlığa sahiptir. Sonuçlarda kayıt türü, numara, klasör yolu ve vurgulanmış bir metin parçası görünür; tıklandığında ilgili düzenleyici doğrudan doğru sekmede açılır.

Şablonlar: Kendi Şablonlarınız ve Katalogdan#

«Şablonlar» sekmesinde şunlar mevcuttur:

• Kendi şablonlarınız — metin içinde serbest yer tutucu alanlarla ({{alan_adi}}) sıfırdan oluşturulur. Şablon için ad, kategori (personel / müşteriler / tedarikçiler / diğer), dil, belge türü ve varsayılan numaralandırma serisi belirlenir; her alan için ise başlık, tür (metin, çok satırlı metin, sayı, tarih, para birimi, seçenek listesi), zorunluluk durumu ve ipucu tanımlanır.
• Küresel katalog — kategorilere (personel, tedarikçiler, müşteriler) göre gruplandırılmış 32 ülkede 338 hazır standart şablon (personel emirleri, iş sözleşmesi, tedarik sözleşmesi, hizmet sözleşmesi, mal teslim alma vekaletnamesi vb.). En üstte evrensel şablonlar, ardından bulunduğunuz ülkenin şablonları gösterilir; diğer ülkeler ise akordeon menüde gizlenir.

Katalogdaki bir şablon iki şekilde bağlanabilir:

İfadeleri kendinize göre uyarlamayı planlıyorsanız «Kopya» modunu, her zaman güncel standart sürüme sahip olmak istiyorsanız «Bağlantılı» modunu seçin. Bağlantılı bir şablon, istenildiği zaman «Kopya oluştur» düğmesiyle bir kopyaya dönüştürülebilir.

Aynı katalog web sitesinde kayıt olmadan da tamamen erişime açıktır — «Belge Şablonları» bölümü: herhangi bir şablonun metni önceden okunabilir, içindeki isteğe bağlı bölümler (deneme süresi, prim, ödeme şekli) açılıp kapatılabilir ve sistemin şirket, çalışan ve cari hesap kartlarından hangi alanları otomatik doldurduğu görülebilir. Hesap açmadan önce gerekli evrakı seçmek veya bağlantıyı bir iş arkadaşınıza göndermek için oldukça pratiktir.

Platform alanları#

Bazı alanları manuel doldurmanız gerekmez: «Platform alanı ekle» düğmesi, metne hesaptan veri çeken bir yer tutucu ekler. Altı grupta toplam 45 adet bu tür alan bulunur: şirket (resmi bilgiler, banka, imza yetkilisi), lokasyon, çalışan (ad-soyad, pozisyon, işe başlama tarihi, ücret, kimlik bilgileri vb.), cari hesap, belgenin kendisi (numara, tarih, ad) ve sistem alanları (günün tarihi, kullanıcı adı). Metne elinizle yeni {{yer_tutucular}} eklerseniz, «Metindeki alanları güncelle» düğmesi bunları alanlar tablosuna dahil eder.

Klasörler ve numaralandırma#

Şablonlar ve belgeler klasörler halinde düzenlenir — bunlar içerik haritası (breadcrumbs), yeniden adlandırma ve taşıma özelliklerine sahip iki bağımsız ağaç yapısıdır (arama yapıldığında liste, yol bilgisi gösterilerek düz bir listeye dönüşür). Belge numaraları için numaralandırma serileri yapılandırılır: numara şablonu (varsayılan olarak DOC-{YYYY}-{NNNN}), yıllık sayaç sıfırlama ve bir sonraki numaranın önizlemesi.

Personel belgeleri için ülke mevzuatına göre saklama süreleri dikkate alınır: böyle bir belgeyi süresinden önce silmeye çalıştığınızda bölüm sizi uyarır (kendi kendine hiçbir şeyi silmez).

Çalışma Belgesi Oluşturma#

Şablondan bir çalışma belgesi oluşturulur (belirli bir çalışan için belirli bir emir, belirli bir tedarikçi ile belirli bir sözleşme vb.) — "Belgeler" sekmesi. Her çalışma belgesi, aynı şablondan oluşturulan diğer belgelerden bağımsız olarak, şablon alanları için kendi değer kümesine sahiptir.

"Yeni Belge" sihirbazı iki adımda tamamlanır: önce şablon seçilir, ardından bağlam belirlenir: veritabanınızdan bir çalışan ve/veya karşı taraf. Nelerin otomatik olarak doldurulacağı ve hangi alanların eksik olduğu anında görülür; standart bir evrak yapay zekaya hiç gerek kalmadan düzenlenir. Kalan alanlar doğrudan form üzerinden manuel olarak, "Sistemden Doldur" butonuyla veya yapay zeka yardımıyla doldurulur (aşağıya bakınız). Hesaptaki veriler değiştiyse, "Platformdan Güncelle" butonu "önceki → yeni" karşılaştırma penceresini gösterir; alanın platformla olan bağlantısı koparılabilir ("Manuel Düzenle").

Belgenin kendisinde bu seçim, "Belge Nesneleri" bloğu olarak yer alır — üç kaynak kartı: şirketimiz (şubenin birden fazla tüzel kişiliği varsa gereken seçilir — aynı tüzel kişilik antetin üst kısmına da yerleşir), çalışan ve karşı taraf (veritabanında aranır). Kartı değiştirdiğinizde, alanlardaki bilgiler anında yeni karttan çekilir ve eskisinin bilgileri kaldırılır: hazır belgede yabancı bilgileri doğru olanlardan gözle ayırt etmek zordur, önizlemedeki boş alanlar ise vurgulanır. Elle girdiğiniz bilgilere hiçbir zaman dokunulmaz. Her kartın yanında, kaynaktaki verileri düzeltmek için bir "kartı aç" bağlantısı bulunur.

Sayfa adresi her zaman nerede olduğunuzu gösterir: açık belge veya şablon düzenleyici bağlantıya yansıtılır; bu sayede F5 tuşu sizi aynı yere döndürür, "geri" belgeyi kapatır ve bağlantıyı bir çalışma arkadaşınızla paylaşabilirsiniz.

Bir Çalışan Grubu İçin Toplu Olarak#

Tüm ekip için aynı evrakı tek tek oluşturmanıza gerek yoktur: toplu oluşturma özelliği tek seferde 200'e kadar belge hazırlar. Şablonu seçersiniz, çalışanları belirlersiniz (role göre filtreleme, "yalnızca henüz belgesi olmayanlar" modu), önizlemeye bakarsınız — ve belgelerin hemen kesinleştirilip kesinleştirilmeyeceğini ve okundu/onay talebi gönderilip gönderilmeyeceğini belirtirsiniz.

Belgeler yalnızca bu bölümden değil; çalışan kartından, karşı taraf kartından ve çalışan panelindeki "Belgelerim" alanındaki bağlantılardan da açılabilir.

Yapay Zeka ile Alan Doldurma#

Bir çalışma belgesinde alanları yapay zeka yardımıyla hızlıca doldurmanın iki yolu vardır:

1. Sohbet — Durumu serbest biçimde açıklayın (örneğin, «1 Ağustos'tan itibaren garson Ivanova'nın işe alım emrini düzenle, maaş 45000») — Yapay zeka gerekli değerleri tanıyacak ve bunları şablon alanlarına yerleştirecektir.
2. Fotoğraf — Doldurulmuş kağıt formu veya verilerin aktarılması gereken pasaportu/belgeyi fotoğraflayın — Yapay zeka fotoğraftaki metni tanıyacak ve ilgili alanları dolduracaktır.

Yapay zeka, açıklamanızda veya fotoğrafta yer almayan değerleri kesinlikle uydurmaz — doldurulmamış alanlar boş kalır ve önizlemede vurgulanır; yapay zeka tarafından doldurulan alanlar ise yazdırmadan önce kontrol edebilmeniz için ayrı olarak işaretlenir. Doldurma işleminin sonucunda «N alan dolduruldu, M alan eksik» şeklinde bir özet gösterilir. Sistem tarafından seçilen çalışan hakkında bilinen bilgiler yapay zekaya bağlam olarak iletilir, bu nedenle bunları açıklamada tekrarlamanıza gerek yoktur.

Yapay zeka ile doldurma özelliği her bulutta çalışmaz: Rusya altyapısında devre dışıdır — orada alanlar manuel olarak veya «Sistemden doldur» butonuyla doldurulur.

Taslak, Nihai ve Numara#

Bir çalışma belgesinin iki durumu vardır:

• Taslak — tüm alanlar düzenlenebilir, numara henüz atanmamıştır;
• Nihai — belge, numaralandırma serisinden bir numara ve düzenleme tarihi alır, form kilitlenir ve sunucuda nihai PDF oluşturulur.

Belgeyi «Taslağa Döndür» butonu ile taslağa döndürebilirsiniz — bu durumda tahsis edilen numara belgede kalır ve tekrar verilmez.

Belgeyle yapılan her işlem kartın etkinlik günlüğüne kaydedilir: oluşturuldu, düzenlendi, kesinleştirildi, numara atandı, PDF oluşturuldu, incelemeye gönderildi, hatırlatıcı gönderildi, yapay zeka ile dolduruldu, toplu oluşturuldu.

Önizleme, Yazdırma ve PDF#

Formun sağında belgenin canlı bir A4 önizlemesi yer alır: alanlar dolduruldukça değerler şablon metnine yerleştirilir, doldurulmamış {{yer tutucular}} ise gözden kaçmaması için vurgulanır.

Hazır belge:

• Doğrudan tarayıcıdan yazdırılabilir;
• PDF olarak indirilebilir — sunucu tarafından Latin, Kiril, Yunan ve Gürcü alfabeleri için yerleşik yazı tipleriyle oluşturulur. Her yeni oluşturma işlemi ayrı bir sürüm olarak kaydedilir, öncekilerin üzerine yazılmaz; indirme bağlantısı tek kullanımlıktır ve 15 dakika geçerlidir.

Antetli form tasarımı. Şablon metni basit biçimlendirmeleri (başlıklar, listeler, kalın yazı, tablolar) destekler; sayfanın kendisi ise işletmenin logosu ve resmi bilgileriyle kurumsal antetli kağıda basılır. Üst bilgi, şablon düzenleyicisinde ayarlanır ve ekrandaki önizleme PDF çıktısıyla birebir eşleşir.

Ekler ve Gönderim#

Çalışma belgesine dosya ekleyebilirsiniz — imzalı nüshanın taraması, ek belge, fotoğraf. İsteğe bağlı olarak ekler, alanları doldururken yapay zeka asistanına bağlam olarak aktarılır.

Hazır belge, doğrudan kart üzerinden alıcıya gönderilir — e-posta ile (PDF eki olarak) veya iş sohbetine. Alıcı, belgenin bağlamından otomatik olarak belirlenir: çalışan veya iş ortağı. Tüm gönderimler belgenin geçmişinde görünür ve e-posta metni arayüzünüzün dilinde (göndericinin dilinde) iletilir — platformun 45 dilinin tümü desteklenmektedir.

Çalışanın Belgeyi İncelemesi#

Bir çalışana bağlanan nihai belge incelemeye gönderilebilir: çalışan bunu panelinde, «Belgelerim» bölümünde görür ve onaylar ya da reddeder. Durum, belge kartında görüntülenir (inceleme bekleniyor / incelendi / reddedildi); gerekirse inceleme durumu sıfırlanabilir ve yeniden talep edilebilir.

Onay, bir kanıt tabanıyla kaydedilir — kim, ne zaman, hangi IP adresinden ve cihazdan, ayrıca belge metninin sağlama toplamı — ve PDF'in son sayfasına kaşe olarak basılır. Bu, yalnızca inceleme/bilgilendirme olgusunun basit bir teyididir; nitelikli elektronik imza veya resmi İK elektronik belge yönetim sistemi değildir.

Geçerlilik Süreleri ve Hatırlatıcılar#

Belge için geçerlilik dönemi belirtebilirsiniz: «geçerlilik başlangıcı» ve «geçerlilik bitişi». Bölüm, süreleri kendisi takip eder:

• hatırlatma eşikleri — en fazla beş değer, varsayılan olarak bitişe 30, 7 ve 1 gün kala;
• belge listesinde «süresi dolmak üzere» ve «süresi dolmuş» filtreleri ve lokasyon bazında özet;
• çalışma sohbetine bildirim gönderen sunucu taraflı günlük kontrol; «Süreleri şimdi kontrol et» butonu bunu manuel olarak başlatır.

Böylece sağlık karneleri, sözleşmeler ve vekâletnamelerin süreleri gözden kaçmaz.

İlgili Bölümler#

• Personel ve Vardiyalar — emir ve sözleşmeler doldurulurken yararlanılacak personel verileri
• İş Ortakları — karşı tarafın bilgilerinin alındığı tedarikçi ve müşteri kartları
• Envanter — tedarik sözleşmelerinin yapıldığı tedarikçiler
• Uygulama Mağazası — hesap modülleri ve eklentileri

Sıkça Sorulan Sorular#

"Bağlantılı" şablonun "kopya"dan farkı nedir?#

Bağlantılı şablon doğrudan düzenlenemez, ancak katalogdan gelen güncellemeleri otomatik olarak alır. Kopya tamamen size aittir ve düzenlenebilir, ancak katalog güncellemeleri ona uygulanmaz.

Yapay zeka fotoğrafta olmayan verileri uydurabilir mi?#

Hayır — doldurma işlemi, açıklamanızda veya fotoğrafta bulunmayan değerleri eklemeyecek şekilde tasarlanmıştır. Bu tür alanlar manuel doldurma için boş bırakılır.

Tek bir şablondan birden fazla belge oluşturulabilir mi?#

Evet, tek bir şablondan dilediğiniz kadar bağımsız çalışma belgesi oluşturabilirsiniz — örneğin, her yeni çalışan için işe alım kararı.

Belge kağıt üzerinde nasıl alınır?#

Çalışma belgesini açın ve yazdır butonunu kullanın — tarayıcının standart yazdırma iletişim penceresi belgenin A4 sürümüyle açılacaktır.