Randevu Defteri

Randevu defteri, güzellik salonlarının (ve randevuyla çalışan diğer işletmelerin) çalışma ekranıdır. Bu, günlük bir çizelgedir: sütunlarda uzmanlar, dikeyde ise zaman yer alır. Burada hizmet randevuları oluşturabilir, erteleyebilir ve durumlarını takip edebilirsiniz.

Aç: Yönetici Paneli → Randevular (admin.masamenu.tr).

Bu bölüm "güzellik salonu" ve "randevulu hizmetler" sektörlerinde etkindir; restoranlara gösterilmez.

Günlük Çizelge#

Üstte — bugün / önceki gün / sonraki gün butonlarına sahip gün paneli yer alır. Her uzmanın altında zamana göre randevuların yer aldığı kendi sütunu bulunur; atanmış bir uzmanı olmayan randevular için ayrı bir «Uzmansız» sütunu vardır. Çizelge otomatik olarak güncellenir: misafir veya çalışma arkadaşı tarafından oluşturulan randevu, sayfa yeniden yüklenmeden çizelgede görünür.

Uzmanlar rehberi#

«Uzmanlar» butonu, uzmanların listesini açar. Uzman, genel personel rehberinden uzman rolüne sahip bir çalışandır; kendisine bir kullanıcı hesabı açmak zorunlu değildir — yalnızca takvim çizelgesinde bir sütun olarak yer alan bir «kaynak çalışan» da ekleyebilirsiniz. Her uzman için:

• İsim;
• Renk — randevularının takvim çizelgesinde vurgulanacağı renk;
• Aktif — takvimde yer alıp almadığı;
• Hizmetler — sunduğu hizmetler (tümü veya seçilenler);
• Çalışma programı — haftanın günlerine göre çalışma saatleri; işaretlenmemiş gün tatil kabul edilir;
• Günlük molalar — öğle yemeği ve benzeri aralıklar, her çalışma gününden düşülür;
• İzin ve rapor — uzmanın müsait olmadığı tarih aralıkları (isteğe bağlı açıklama ile);
• Tek seferlik günler — belirli bir tarih için istisna: o günü tatil yapmak veya özel çalışma saatleri belirlemek. Tek seferlik gün, haftalık programa göre önceliklidir — genel programı kalıcı olarak değiştirmeden «bu cumartesi 15:00'e kadar çalışıyoruz» gibi durumları ayarlamak için kullanılır.

Çalışma programı, molalar ve izinler yalnızca randevu defterinde değil, online randevuda da geçerlidir: bu saatler misafire randevu için önerilmez.

Henüz uzman eklenmediyse, ilk uzmanınızı ekleyin — uzmanlar olmadan takvim çizelgesini doldurmak mümkün değildir.

Yeni Randevu#

«Yeni Randevu» butonu bir form açar:

• Müşteri ve telefon;
• Hizmet (listeden) ve dakika cinsinden süresi;
• Uzman;
• Tarih ve saat;
• Açıklama.

Kaydedildikten sonra randevu, takvim tablosunda uzmanın sütununda görünür. Randevu günlüğü geçersiz bir kayıt yapılmasına izin vermez: seçilen saat lokasyonun randevu saatlerinin dışındaysa veya uzman o sırada çalışmıyorsa, form bunu açıkça bildirir.

Ziyaret Durumları#

Randevuyu açtıktan sonra durumlar arasında ilerletirsiniz:

İşlemler (onayla / "Koltukta" / tamamla / gelmedi / iptal et / yeniden planla) durumu doğrudan randevu kartı üzerinden değiştirir. Yeniden planlama, önceden ödenmiş depozitoyu korur — misafirin tekrar ödeme yapması gerekmez.

Depozito ve Gelmeme Cezası#

Salonların klasik sorunu: "Randevu aldı ama gelmedi". Bunun çözümü ön ödemedir: "Randevu Ayarları" penceresinde "Depozito Politikası" bölümü etkinleştirilir:

• "Online randevuda depozito talep et" anahtarı;
• Tutar — hizmet bedelinin yüzdesi veya sabit bir tutar olarak (belirli bir hizmet için özel koşul belirlenebilir);
• Ziyaretten N saat öncesine kadar ücretsiz iptal.

Pratikte nasıl çalışır:

• Misafir online randevu alırken tutarı ve koşulları görür, zaman aralığı ödeme yapılana kadar sınırlı bir süre tutulur; ödeme yapılmazsa randevu "depozito zamanında yatırılmadı" notuyla otomatik olarak iptal edilir ve saat tekrar satışa açılır;
• Depozito durumu randevu kartında görünür: ödendi, ödeme bekleniyor, iade edildi, yandı;
• Misafir zamanında iptal ederse para otomatik olarak iade edilir; geç iptal ederse veya gelmezse depozito kesilir ve günlükte buna dair bir bildirim gösterilir;
• Randevunun ertelenmesi depozitoyu sıfırlamaz.

Depozito, bağlı bir online ödeme altyapısı gerektirir. Benzer ancak daha esnek şekilde yapılandırılabilen bir mekanizma masa rezervasyonlarında da mevcuttur — bkz. Masa Rezervasyonları.

Müşterinin Çevrim İçi Randevusu#

Müşteri kendi randevusunu oluşturabilir — hizmet → uzman → uygun saat aralığı → iletişim bilgileri:

• Vitrininizde;
• Kendi web sitenizde — "Çevrim İçi Randevu" widget'ı ile, bkz. Web Sitem. Menüde "Hizmet" türünde en az bir öğe bulunduğunda widget görünür;
• Telegram'da — botunuzdaki randevu mini uygulaması.

Tüm randevular, nereden gelirse gelsin, aynı randevu defterine düşer.

Uygun saatler; uzmanın çalışma programı, molaları, izinleri ve tek seferlik günleri, hizmetin süresi (hizmette tanımlanmışsa çalışma alanı temizlik payı dahil) ve önceden rezerve edilmiş zamanlara göre hesaplanır. Tüm konum için genel sınırlar — randevu defterindeki bölüm ayarları çark simgesi, "Randevu Ayarları" penceresi, "Çevrim İçi Randevu Saatleri" bloğundan belirlenir.

"Menü" bölümündeki hizmetin kendisi için yalnızca süre değil; ziyaret sonrası hazırlık payı, aynı anda kaç misafir kabul edilebildiği, hangi uzmanlara açık olduğu ve özel depozito koşulları da ayarlanabilir.

Her yer doluysa misafir "Boşalırsa haber ver" seçeneğine tıklayabilir ve uygun bir aralık açıldığında (zamanında ödenmeyen depozito nedeniyle boşa çıkanlar dahil) bildirim alır.

Misafir, "Randevunuz oluşturuldu" yazısını yalnızca randevu gerçekten kaydedildikten sonra görür. İletişim bilgilerini doldurduğu o birkaç saniye içinde saat başkası tarafından alındıysa, misafir açık bir bilgilendirme alır ve saat tablosu hemen yeniden düzenlenir — sistem aynı uzmana aynı saat için iki misafir kaydetmez. Misafir uzmanı kendisi seçmediğinde, randevu oluşturulurken uygun bir uzman atanır.

Onay bir nedenle gecikirse misafir "Randevunuz oluşturuldu" yerine "Onay henüz gelmedi, işletme sizinle iletişime geçecek" mesajını görür. Bu tür randevular genellikle randevu defterine yine de ulaşır — kontrol edip misafiri geri arayın.

Randevudan hemen sonra misafir ne alır#

Onay ekranında randevu numarası, yanında da lokasyonunuza bağlı olarak:

• 🔔 Telegram hatırlatmaları — düğme botunuza götürür (bot bağlıysa görünür);
• Randevuyu yönet — taşıma ve iptal sayfasına bağlantı;
• Takvime ekle — telefonun veya bilgisayarın takvimi için etkinlik;
• e-posta mektubu — misafir e-posta adresini bıraktıysa.

Bağlantı Üzerinden Randevu Yönetimi#

«Randevuyu Yönet» bağlantısı ayrı bir sayfa açar. Misafirin kişisel bir hesaba, şifreye veya uygulamaya ihtiyacı yoktur — sadece bağlantının kendisi yeterlidir; aynı bağlantı onay e-postasında da iletilir.

Bu sayfada misafir şunları yapabilir:

• hizmeti, uzmanı, tarihi ve saati görüntüleyebilir;
• randevuyu müsait olan başka bir zamana yeniden planlayabilir;
• randevuyu iptal edebilir;
• gerekiyorsa depozito ödeyebilir (web sitenizdeki widget üzerinden yapılan randevular için tek ödeme yeri burasıdır);
• Telegram hatırlatıcılarını bağlayabilir.

Yeniden planlama ve iptal işlemleri anında randevu defterinde görünür — bunları ayrıca onaylamaya gerek yoktur.

⚠️ Bağlantı, randevunun anahtarı niteliğindedir: misafirin bu bağlantıyı ilettiği herhangi biri de randevuyu yeniden planlayabilir veya iptal edebilir.

E-posta Onay Bildirimi#

Randevu formunda isteğe bağlı bir e-posta alanı bulunur. Misafir adresini bırakırsa — onaylamanın hemen ardından kendisine bir e-posta gönderilir: hizmet, tarih ve saat (işletmenin saat diliminde), süre, işletme adresi, randevu numarası ve «Randevuyu Yönet» butonu. Bırakmazsa — hiçbir şey gönderilmez, bu durum randevunun kendisini hiçbir şekilde etkilemez.

Randevu yönetici tarafından kayıt defterinde oluşturulduysa, sistem randevuyu reddettiyse veya hizmet için depozito gerekiyorsa ve henüz ödenmediyse e-posta gönderilmez. Misafirin tekrar denemesi ikinci bir e-posta oluşturmaz.

E-postalar randevu sisteminin sekiz dilinde iletilir — İngilizce, Rusça, Gürcüce, Türkçe, Arnavutça, Almanca, Ukraynaca ve Ermenice; dil, misafirin randevuyu oluşturduğu dile göre seçilir, diğer diller için e-posta İngilizce olacaktır.

İşletmenin saat dilimi#

Her yerde saat — misafirin cihazının değil, işletmenin saatidir. Başka bir saat diliminden gelen misafir, saat seçiminin yanında «işletme saati (Asia/Tbilisi)» notunu, mektupta ise «Saat, işletmenin saat diliminde belirtilmiştir» satırını görür. Defterin çizelgesi ve hatırlatmalar da aynı dilimde hesaplanır.

Saat dilimi lokasyon ayarlarından alınır — «Lokasyonlar» bölümü, saat dilimi alanı. Çevrimiçi randevuyu açmadan önce bunu kontrol edin: özellikle hesabı kendi ülkenizden açmadıysanız.

Telegram Hatırlatıcıları#

Lokasyonda bir Telegram botu bağlıysa, bot üzerinden rezervasyon yaptıran misafir şunları alır:

• Rezervasyon onayı, ayrıca tarih değişikliği ve iptal bildirimleri;
• Ziyaretten 24 saat önce ve 2 saat önce "Geleceğim" ve "İptal Et" butonlarını içeren hatırlatıcılar — butona tıklandığında rezervasyon durumu kayıt defterinde anında güncellenir.

İşletme sahibi ve yönetici, yeni rezervasyonlar ve iptallerle ilgili bildirimleri kendi sohbetlerinden alır — "İşletme Sahibi Bildirimleri" adlı ayrı bir ayar bloğu.

Tüm mesajlardaki saat, lokasyonun saat dilimine göre gösterilir.

Bot üzerindeki butonla yapılan iptal depozitoyu dikkate alır: Misafir ücretsiz iptal süresine uyduysa, tutar otomatik olarak iade edilir ve bot bunu bildirir ("depozito aynı karta iade ediliyor"); iptal süresi geçtiyse depozitonun kesildiğini bildirir. Manuel iade yalnızca otomatik iadenin gerçekleşmediği durumlar için geçerlidir — bu durumda bot misafire işletmenin kendisiyle iletişime geçeceğini bildirir.

Rezervasyonlar nereden geldi#

Misafirin web sitenizdeki widget üzerinden oluşturduğu rezervasyonların yanında kayıt listesinde "Web sitesinden" ipucuyla 🌐 simgesi yer alır — kanalın çalışıp çalışmadığı anında görülür.

«🌐 Web sitesi widget'ı» butonu, widget'ın 7, 30 veya 90 günlük dönüşüm hunisini açar:

Ayrıca "Seçim yapılırken slot doldu" (kaçırılan randevular — yeni bir uzman eklemek veya adımları kısaltmak için bir neden), teknik aksaklıklar, kaç misafirin depozito talebini gördüğü ve kaçının beklemeye devam ettiği, kaç kişinin Telegram hatırlatıcılarını etkinleştirdiği ve ziyareti takvime eklediği ile widget'ın açıldığı diller ayrı olarak gösterilir. Bunlar yalnızca sayaçtır: misafirlerin kişisel verilerini içermez.

Abonelikler#

«🎟️ Abonelikler» butonu hizmet paketlerini açar: bir plan şablonu tanımlarsınız («10 saç kesimi», «1 aylık sınırsız»), belirli bir müşteriye abonelik tanımlarsınız ve ziyaretler geldikçe buradan düşülür. Otomatik ödeme ile düzenli yenileme de desteklenir.

İlgili bölümler#

• Sitem — harici site için online randevu widget'ı
• Telegram — bot bağlantısı
• Personel ve vardiyalar — personel çalışma süresi takibi
• Sürekli Misafirler — müşteri geçmişi
• Masa Rezervasyonu — restoranlar için benzer rezervasyon mantığı

Sıkça Sorulan Sorular#

Uzman atanmamış randevu ile ne yapılmalı?#

Bu randevu «Uzmansız» sütununa düşer — randevuyu açarak daha sonra bir uzman atayabilirsiniz.

Formdaki hizmetler nereden alınır?#

Hizmet kataloğunuzdan alınır; her biri için randevuya otomatik eklenen bir süre belirlenmiştir.

Müşterinin gelmediği nasıl işaretlenir?#

Randevu kartında «Gelmeme» işlemini seçin — durum no-show olarak kaydedilir. Randevu için bir depozito ödenmişse ve kesinti kuralı aktifse, tutar işletme lehine tahsil edilir ve kayıt günlüğü bunu anında bildirir.

İki müşteri aynı uzmana aynı saat için randevu alabilir mi?#

Hayır. Randevu oluşturulduğu anda ilgili saat kilitlenir: ikinci müşteri ret yanıtı alır ve boş saatlerin bulunduğu güncellenmiş takvimi görür.

Bir uzmanın günü veya günün bir kısmı nasıl kapatılır?#

Öğle yemeği ve benzeri aralıklar için uzman kartındaki «Günlük molalar», münferit bir tarih için «Tek seferlik günler» (o gün için izin veya özel saatler), uzun dönemler için ise «İzin ve rapor» kullanılır. Tüm lokasyonun çalışma saatlerini kapatmak için randevu ayarlarından «Online randevu saatleri»ni değiştirin.

Müşteri randevu aldı ama e-posta gitmedi#

Müşterinin e-posta adresi bırakıp bırakmadığını kontrol edin: bu alan zorunlu değildir. Yönetici tarafından doğrudan kayıt günlüğünde oluşturulan randevular ve ödenmemiş depozitolar için e-posta gönderilmez. E-posta adresi mevcutsa müşteriden «Spam» klasörünü kontrol etmesini rica edin.

Müşteri farklı bir saat dilimindeyse hangi saati seçer?#

İşletmenin yerel saatini seçer. Saat seçiminin yanında widget ilgili saat dilimini gösterir; dolayısıyla «14:00», müşterinin değil, tam olarak sizin saat diliminizdeki 14:00 anlamına gelir.